Правила оформления документов в Казахстане и процедура документирования

Правильно оформленные документы позволяют сэкономить время, упростить работу государственных организаций и заявителей.

При этом следует тщательно ознакомиться с необходимыми пунктами для заполнения, т.к. некоторые из них не отличаются простотой. Внимательно изучая документ, обращают внимание на дату, место, время заполнения. Любая описка, лишняя буква влечет за собой возврат документа. Подписи должны стоять в специально отведенных графах.

Порядок документирования

1. По правилам делопроизводства название организации, личные данные размещают в верхней части листа с правой стороны. Внизу заявитель ставит дату, подпись, расшифровывает ее. Документ должен быть составлен в соответствии с единой формой, разработанной государственными структурами, а не в свободном стиле. Организации могут устанавливать свой порядок заполнения документации, который неукоснительно соблюдается. Это касается бумаг, вращающихся внутри организации. Грамотный порядок оформления документов на казахском языке производят в соответствии с требованиями делопроизводства.
2. Заявление должно содержать цифры, необходимые факты. Текст предпочтительнее «сухой», без лишней информации. Правильное оформление заявления позволяет понять – кто адресат документа, в нужный момент его смогут быстро найти в архиве среди аналогичных бумажных обращений. При поступлении заявления на нем ставят номер, переводя документ в статус официальных бумаг, юридически значимых.
3. При оформлении реквизитов некоторые рекомендации были предложены ГОСТом. Это касается величины шрифта, параметров отступа от края бумаги, места расположения подписи, печати. С июля 2020 года вступил в силу Новый ГОСТ. Организации имеют право решать – применять его или нет в оформлении документов. В списках реквизитов появилась электронная подпись. Инструкция содержит подробную информацию о нумерации страниц, отступах, шрифте, межстрочных интервалах. Документы, состоящие из множества страниц, разрешено печатать с двух сторон листа.
4. Копии заверять стали по-новому. Возле слова «верно» ставят дату, должность, подпись, расшифровывают ее. Для внутреннего документооборота этого достаточно. При передаче документации другой организации дополнительно указывают место хранения оригинала, ставят печать. По новым правилам согласовывать документы, оформлять резолюции можно в электронном виде.

Бумаги, оформленные грамотно, правильно, позволяют быстро найти их среди других бумажных носителей.